Cultural Governance

9 principes
Uit de Cultural Governance Code vloeien 9 principes voort, die als volgt door De Naald worden nageleefd:

1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het in acht nemen van de Governance Code Cultuur.

De Naald heeft de intentie de Code integraal toe te passen. Waar nodig wordt er rekening gehouden met de beperkingen die bij deze organisatie passen gegeven de doelstelling, de aard en de omvang van de organisatie. Waar (nog) wordt afgeweken, wordt dit toegelicht. Deze intentie sluit aan op artikel 12 van de statuten inzake naleving van de Code. Inmiddels is de naleving van de Code ook vastgelegd in het in januari 2018 geactualiseerde bestuurs- en directiereglement.

Het jaarverslag wordt opgenomen op de website, zodat ook externe partijen kennis kunnen nemen van de wijze waarop De Naald de Code toepast.

2. Het bestuur kiest het besturingsmodel van de organisatie bewust.

Bij de verzelfstandiging van De Naald in 2014 is gekozen voor het bestuur-directiemodel. Nadien heeft het bestuur van de stichting deze keuze herbevestigd. Geconcludeerd is dat dit model een goede basis vormt voor het functioneren van directie en bestuur met ieder een eigen verantwoordelijkheid. Dit model is ook vastgelegd in de statuten van 29 november 2013.

De Naald is een stichting en heeft deze rechtsvorm ook in de statutaire naam  opgenomen.

3. Het bestuur is verantwoordelijk voor de organisatie. Het bestuur is in- en extern duidelijk over de taken, bevoegdheden en werkwijze.

De taken en bevoegdheden van bestuur en directie zijn vastgelegd in de statuten. In aansluiting daarop is, overeenkomstig het voorschrift in de statuten, een bestuurs- en directiereglement opgesteld dat jaarlijks beoordeeld en vastgesteld wordt.

Bestuur en directie opereren vanuit een missie en doelstellingen die elke vier jaar worden vastgesteld in een beleidsplan. Dit plan dient als onderbouwing om een structurele subsidie te verkrijgen van de gemeente Westland. In 2016 is het beleidsplan voor 2017-2020 opgesteld. Op basis daarvan kende de gemeente Westland voor deze periode een subsidie toe aan De Naald.

De Naald heeft een Personeelsvertegenwoordiging (PVT) die functioneert overeenkomstig de relevante regelgeving. De PVT overlegt regelmatig met de directie en tenminste eenmaal per jaar met het bestuur. Op 23 januari 2018 is een nieuwe PVT gekozen.
Het bestuur bewaakt de goede omgang met externe partijen. In relevante situaties, zoals bij afspraken met de gemeente als belangrijke subsidiënt, wordt het bestuur direct betrokken.

De Naald onderscheidt op hoofdlijnen de volgende risico’s:
- Imago (kwaliteit)
- Organisatorisch
- Huisvesting (bestaand en toekomstig)
- Financieel
- Juridisch
- Politiek
- Bestuurlijk
- Continuïteit

Het bestuur heeft doorlopend aandacht voor deze risico’s. Het bespreekt deze jaarlijks aan de hand van een overzicht met aandachtspunten per risico. Bij ieder risico is de hoogte ervan ingeschat en waar nodig is nagegaan welke actie moet worden ondernomen.

4. Het bestuur stelt rechtspositie en bezoldiging van de directie zorgvuldig vast en is hierover zo open mogelijk.

De positie en de bezoldiging van de directeur zijn vastgelegd in een arbeidscontract. Overeenkomstig de ‘Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector’ (WTN) is de bezoldiging toegelicht in de jaarrekening. De jaarrekening wordt op de website van De Naald opgenomen en is op aanvraag beschikbaar.

Het bestuur beslist over de aanstelling, beoordeling, honorering, schorsing en het ontslag van de directeur. De directeur is formeel vanaf de verzelfstandiging in 2014 in dienst bij de Stichting. Ook voor die tijd was hij als directeur aan het theater verbonden.

5. Het bestuur legt zijn taken, verantwoordelijkheden en werkwijze vast en handelt daarnaar.

Het bestuur laat zich leiden door het culturele, economische en maatschappelijke belang van De Naald. Daarbij worden de belangen afgewogen van degenen die bij de instelling betrokken zijn. Het bestuur vervult daarbij een stimulerende en een kritische rol. Het adviseert de directie op actieve wijze, zowel anticiperend als reflecterend op beslissingen. De werkwijze is nader uitgewerkt in het onder punt 3 genoemde bestuurs- en directiereglement.

Het bestuur vergadert zo vaak als de directie en/of (een van) de bestuursleden dit nodig achten. In 2017 is 7 maal vergaderd. Het bestuur besprak in maart 2018 ook het eigen functioneren.

Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af in een bestuursverslag dat wordt opgenomen in het jaarverslag.

6. Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling: het waarborgt deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.

Het bestuur bestaat uit 4 leden met de volgende achtergronden/diversiteit:

Voorzitter Fred van Heijningen Bestuur, regio, financieel.
Herbenoembaar: 1-1-2018
Secretaris Marianne de Winter Ondernemer, regio, HR. 
Herbenoembaar: 1-1-2019
Penningmeester Jan Helderman Financieel, governance. 
Herbenoembaar: 1-1-2021
Lid Anja Overhof Theater, openb.bestuur, Marketing. 
Herbenoembaar:  1-1-2020

Per 1-1-2017 is Jan Helderman herbenoemd voor een tweede periode.

Voor het bestuur is een aftreedrooster opgesteld. Om de continuïteit in het bestuur te borgen, is in een geleidelijke terugtreding voorzien. Dit omdat het gehele bestuur na de verzelfstandiging in 2014 is aangetreden.
Statutair kunnen leden voor 3 keer 4 jaar worden benoemd. Volgens de Code is de zittingstermijn maximaal 9 jaar. In het bestuurs- en directiereglement is vastgelegd dat bestuurders maximaal 2 keer 4 jaar in functie kunnen zijn. Vacatures waren in 2017 niet aan de orde. Eventuele vacatures worden conform de Code openbaar gemaakt.

7. Het bestuur geeft vooraf aan welke inzet van de leden wordt verwacht en welke eventuele vergoeding daartegenover staat.

De leden van het bestuur hebben voldoende tijd om hun functie naar behoren te kunnen vervullen. Zij ontvangen geen vergoeding. Zij hebben ook geen financiële belangen bij De Naald.

De voorzitter is het belangrijkste aanspreekpunt voor de directeur als het gaat om het voorbereiden van vergaderingen, onderling contact en eventueel contact met externe belanghebbenden. De secretaris is het eerste aanspreekpunt voor personele aangelegenheden, inclusief contact met de PVT. De penningmeester is het eerste aanspreekpunt voor financiële aangelegenheden, inclusief contact met de accountant. Het vierde bestuurslid is aanspreekpunt voor theaterzaken.

In 2017 was geen sprake van tijdelijke, gedelegeerde taken bij bestuursleden.

8. Bestuur en directie vermijden elke vorm van belangenverstrengeling. Het bestuur ziet hierop toe.

Bij de bestuursleden is er geen sprake van tegenstrijdige belangen. Relevante  nevenfuncties van directeur en bestuursleden worden vooraf gemeld en goedgekeurd door het bestuur.

9. Het bestuur is verantwoordelijk voor het financieel beleid en risicobeheer door sluitende interne procedures en externe controle.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de opgemaakte financiële verslagen.
Jaarlijks stelt de directie een begroting op die door het bestuur wordt
goedgekeurd. Maandelijks rapporteert de directie aan het bestuur over de financiële resultaten. De jaarrekening wordt gecontroleerd door de externe accountant, Helder Controle. Deze accountant werkt sinds de verzelfstandiging in 2014 voor De Naald. Naast de controleverklaring rapporteert de accountant zijn bevindingen bij de controle in een rapportage aan bestuur en directie. De controleverklaring is ook bestemd voor de gemeente ter verantwoording voor de toekenning van de subsidie.

 

Winkelmandje

U heeft geen voorstellingen in uw winkelmandje.

Er is iets misgegaan met het laden van dit evenement. Probeer het later nogmaals.